Articole

Continut dosar contabil asociatie de proprietari

Trebuie mentionat inca de la inceput ca nu exista nicio lege care sa spuna clar ce trebuie sa contina dosarul contabil lunar al asociatiilor de proprietari.

Totusi, din experienta avuta cu multi administratori din Bucuresti, am intalnit doua moduri de asezare ale documentelor in dosarul lunar:

Modul 1 – cel imprumutat din contabilitatea in partida dubla si care din punctul meu de vedere nu este cel mai corect.

Modul 2 – cel adaptat asociatiilor de proprietari, care tin contabilitatea in partida simpla si care, este foarte transparent si util.

Mai amanuntit despre fiecare mod:

Modul 1 : 

Dosarul este alcatuit din toate documentele primite de catre asociatia de proprietari in luna calendaristica la care face referire; de exemplu dosarul lunii ianuarie cuprinde toate documentele strict datate in luna ianuarie. In plus, toate registrele sunt facute pentru perioada 01-31 ianuarie. Asa cum am specificat si mai sus, acest mod este imprumutat din contabilitatea in partida dubla, unde luna contabila se inchide in ultima zi calendaristica a lunii si unde este corect si normal ca dosarul sa cuprinda aceste documente.

Exemplu asezare documente in dosarul lunii ianuarie:

a) Facturile – sunt adaugate in dosar facturile care sunt repartizate pe lista de plata ianuarie

b) Chitantele – sunt adaugate in dosar chitantele datate in ianuarie

c) Registrul de casa si registrul jurnal – sunt adaugate registrele pentru perioada 01-31 ianuarie

d) Extrasul de cont – este adaugat extrasul de cont pentru perioada 01-31 ianuarie

e) Situatia de activ pasiv – este adaugata situatia de activ pasiv la data de 31 ianuarie

f) State de plata si declaratii – sunt adaugate statele de plata si declaratiile fiscale aferente lunii ianuarie

 

Modul 2 :

Modul 2 este adaptat pentru asociatiile de proprietari pentru ca la asociatiile de proprietari care tin contabilitatea in partida simpla, de cele mai multe ori, luna contabila nu incepe in prima zi calendaristica a lunii si nu se inchide in ultima zi calendaristica a lunii. La asociatiile de proprietari, luna contabila se inchide la data afisarii listei de plata. O luna contabila este cuprinsa exact intre doua liste de plata. Exemplu: lista de plata a lunii decembrie a fost afisata in data de 18 ianuarie iar lista de plata a lunii ianuarie a fost afisata pe data de 16 februarie. Luna contabila ianuarie incepe la data de 19 ianuarie si tine pana la data de 16 februarie.

In acest mod, documentele care sunt adaugate in dosar sunt documentele care sunt datate in luna contabila!

Exemplu asezare documente in dosarul lunii ianuarie (luna contabila ianuarie din exemplul de mai sus 18 ianuarie-16 februarie):

a) Facturile – sunt adaugate in dosar facturile care sunt repartizate pe lista de plata ianuarie

b) Chitantele – sunt adaugate in dosar chitantele datate in luna contabila ianuarie (18.01 – 16.02)

c) Registrul de casa si registrul jurnal – sunt adaugate registrele pentru perioada 18.01-16.02

d) Extrasul de cont – este adaugat extrasul de cont pentru perioada 18.01-16.02

e) Situatia de activ pasiv – este adaugata situatia de activ pasiv la data inchiderii lunii contabile, data de 16 februarie

f) State de plata si declaratii – sunt adaugate statele de plata si declaratiile fiscale aferente lunii ianuarie

 

Care sunt diferentele?

De ce spuneam mai sus ca Modul 2 este mai transparent? Pentru ca doar Modul 2 da posibilitatea unei verificari mai amanuntite a listei de plata si a situatiei de activ pasiv!

Exemple:

1. Verificare restante

  • la Modul 1, tinand cont ca in dosar se adauga doar chitantele (de incasare) emise in luna ianuarie iar lista de plata este afisata pe data de 16 februarie, daca se fac incasari intre 31.01 si 16.02, aceste incasari sunt operate in listele de plata dar chitantele nu se regasesc in dosar, deci nu se poate verifica daca sumele au fost scazute corect
  • la Modul 2, toate chitantele (de incasare) din perioada 18.01-16.02 sunt adaugate in dosar astfel incat sa poata fi verificate toate sumele scazute

2. Verificare situatie de activ pasiv

  • la Modul 1, tinand cont ca in dosar se adauga situatia de activ pasiv la 31 ianuarie, nu pot fi verificate campurile A3 (sume neachitate inca) si A4 (Restante) de pe partea de activ
  • la Modul 2, tinand cont ca in dosar se adauga sitautai de activ pasiv la data inchiderii lunii contabile, 16 februarie, campurile A3 (sume neachitate inca) si A4 (Restante) de pe partea de activ pot fi usor verificate, intrucat reies din lista de plata din dosar. A3 este totalul lunar iar A4 este totalul coloanei de restante.

De ce spuneam mai sus ca Modul 2 este mai util? Pentru ca nu mai este nevoie sa bifati documentele de care deja ati tinut cont la lista de plata anterioara astfel incat sa nu fie operate de doua ori. Este suficient sa stiti ca cele care nu au fost introduse in dosarul anterior trebuiesc operate la lista de plata pe care o lucrati.

Concluzie:

Va recomand sa folositi Modul 2 de indosariere documente intrucat, asa cum ati vazut deja, este mai transparent si mai util!

 

Autor: Catalin Ghita